Büromaterial als privates und betriebliches Verbrauchsgut
Büromaterial bzw. Büromaterialien als eher kurzlebige Verbrauchsgüter von geringem Wert werden sowohl im privaten als auch im betrieblichen Bereich eingesetzt.
Gang gleich, ob am häuslichen Schreibtisch oder am Arbeitsplatz im Betrieb: Büromaterialien sind auch im digitalen Zeitalter unentbehrlich. Was alles zum Büromaterial zählt, lässt sich nicht erschöpfend auflisten. Büroklammern, Schreibgeräte, Ordner, Hefter, Briefumschläge, Notizblöcke und Locher zählen genauso dazu wie "moderne" Büromaterialien, z. B. Tonerkartuschen, Druckerpatronen und -papier oder USB-Sticks.
Mit dem Aufkommen elektronischer Speichermedien (Disketten, CD-ROMs, DVDs etc.) wird die Grenze zur Bürotechnik bzw. zu Büromaschinen jedoch fließend. Eine weitere Abgrenzung besteht zu Büromöbeln, also Schreibtischen, Bürostühlen, Aktenschränken, Registraturen etc. In funktionaler Hinsicht dient Büromaterial zum Ordnen, Strukturieren, Organisieren, Dokumentieren. Die Gegenstände, die mit Hilfe von Büromaterialien bearbeitet wird, sind häufig Daten bzw. Informationen. So werden beispielsweise Produktinformationen mit Büroklammern gruppiert, Angebotsschreiben werden gelocht und in einem Ordner abgeheftet, eine Preisliste wird ausgedruckt und auf einem USB-Stick gespeichert. Aus Sicht der betrieblichen Finanzbuchhaltung sind Büromaterialien als Verbrauchsgüter zu behandeln. Dies bedeutet, dass sie bis zu einem Nettopreis in Höhe von 150,- Euro in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können.
Wichtig hierbei ist allerdings die selbstständige Nutzbarkeit. So ist z. B. ein Scanner nicht selbstständig nutzbar, sondern muss mit einem Computer verbunden werden. Somit muss der Scanner, auch wenn seine Nettokosten unter 150,- Euro liegen, abgeschrieben werden, d. h., seine Anschaffungskosten werden über seine Nutzungszeit verteilt. Unerheblich dagegen ist es, ob das betreffende Büromaterial längere Zeit genutzt wird, also eigentlich nicht kurzfristig verbraucht wird. Auch wenn einzelne Büromaterialien nur geringe Kosten verursachen, stellen sie in Unternehmen einen nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor dar. Gerade die mit der Büromaterialbestellung, -lagerung und -verteilung verbundenen Arbeitsprozesse erweisen sich als Kostentreiber. Aus diesem Grund versuchen Unternehmen, derartige Prozesse weitgehend zu standardisieren und zu automatisieren.
Während es früher viele kleine Büromateriallager in den Betrieben gab, werden Büromaterialien heute zentral und bedarfsgerecht angeliefert. Zudem spielt die Beachtung von Umweltaspekten (z. B. die Verwendung von Recycling-Papier oder eine umweltgerechte Entsorgung von Tonerkartuschen) eine zunehmend wichtige Rolle.